Anche la funzione HR ha i suoi KPI…
Ebbene sì. Attraverso le sue azioni la funzione HR concorre a sostenere il risultato economico dell’impresa e l’ambiente lavorativo.
E per farlo in maniera mirata e lungimirante, utile a favorire il “buon lavoro” dei dipendenti, ha i suoi compiti, le sue attività da svolgere.
In breve la funzione HR è il collante tra la direzione aziendale e il personale: diffonde la mission ma ascolta anche le voci dei collaboratori, delinea canoni comportamentali, monitora costi e produttività con particolare attenzione alle carenze e possibili migliorie. E infine collega ogni sua azione all’osservazione continua dei fatti aziendali.
L’ HR deve conoscere ogni caratteristica dell’impresa e in particolar modo della risorsa umana, motore di idee e operatività.
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Gli obiettivi chiave della funzione HR
In una continua relazione di causa ed effetto.
In tutte le aziende che hanno una funzione HR dedicata, è così che stanno tra loro le attività a mansionario della gestione delle risorse umane.
La correlazione è stretta e continua. Stabilito l’obiettivo, si analizza una data situazione per conoscerla; e da lì si trae la decisione di adottare una certa politica strategica. Successivamente si verifica il risultato. E infine si torna a pianificare: se confermare e prorogare l’azione, o se attuare un correttivo, qualora il risultato si scosti da quello atteso.
Dunque prima di tutto la funzione HR deve conoscere
La conoscenza avviene attraverso la raccolta di dati presso i dipendenti. Dati specifici, misurabili, achivable ovvero ragionevolmente realizzabili, rilevanti cioè davvero importanti e temporizzabili in un lasso di tempo: in altre parole s.m.a.r.t. 😉.
Definire dei KPI, cioè degli indicatori di performance quali-quantitativi s.m.a.r.t. su temi considerati chiave, è il primo passo per integrare le politiche di efficientamento del personale in maniera aderente alla realtà.
Perché in tutto ciò anche la funzione HR, che “valuta analizza e corregge”, è essa stessa chiamata a portare dei risultati: di efficientare le performance e rendere virtuosi i lavoratori, oltre che di ottimizzarne costi e disservizi.
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8 indicatori strategici per la gestione delle risorse umane
Dunque, dopo averne descritto le attività distintive, quali sono invece i temi chiave nella gestione delle risorse umane? Quelli su cui quelle attività sono misurabili?
O altre sì detto: “cosa guarda/a cosa deve stare attento” chi si occupa del personale?
✔️ Talent Attraction: “saper attrarre il talento”
✔️ L’azienda che deve assumere, ha davvero la capacità di intercettare il candidato ideale per la sua necessità? E, ancor prima, sa decodificare il profilo che le risolve il problema?
✔️ L’azienda che deve assumere, sa comunicare i suoi valori ed obiettivi, sa raccontare la sua storia in modo da rendere attraente l’ipotesi di lavorarci? Sa realizzare contenuti interessanti mirando al giusto target? E sa rendere questi contenuti utili anche all’esigenza e ai valori del target?
In questo caso diversificare gli strumenti di comunicazione (approfittando anche di canali informali e digital) aumenta certamente l’efficacia.
✔️ L’azienda che deve assumere, sa convertire la comunicazione in dati utili? Sa raccogliere le manifestazioni di interesse che ritornano dal target? Sa fare tesoro delle eventuali candidature attratte, in maniera utile ai futuri scopi di selezione?
In questa fase è ancor più strategico appoggiarsi ad adeguati strumenti, come un CRM o un ATS, che sia in grado di attrarre, registrare e organizzare i profili dei candidati.
La scelta dello strumento è decisamente un passo importante, e dev’essere allineata al potenziale presente ma soprattutto futuro dell’impresa.
Sul mercato si trovano soluzioni adatte ad ogni esigenza, declinate in base al settore, alla dimensione aziendale, integrabili con altri software (interni e già in uso all’azienda, come ad es. quelli di amministrazione e contabilità), …
È il caso di GestMax di INASOFT, strumento flessibile e personalizzabile e che propone anche molte funzioni statistiche utili a migliorare il processo di recruiting.
✔️ L’azienda che deve assumere, sa creare una relazione continua nel tempo coi candidati intercettati? Sa mantenere desto il loro interesse, e sa promuovere in loro e grazie a loro il proprio brand?
✔️ Employee Retention e Talent Retention: “saper trattenere il lavoratore, e il talento”
In un mercato sempre più concorrenziale a fare la differenza e a generare un vantaggio competitivo per l’impresa sono le persone.
Detto ciò, un rapporto lavorativo tra azienda e lavoratore si basa su un reciproco accordo di interesse e convenienza. Che può venir meno da ambo le parti, determinando la fine della relazione.
E se fosse il tuo lavoratore più bravo a decidere di lasciare il suo posto di lavoro? E se addirittura nella tua azienda succedesse troppo spesso che qualcuno rassegna le sue dimissioni?
Dimissioni volontarie Procedura – Da Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali 2016
Dimissioni… 🙄
Le dimissioni di un dipendente sono un fenomeno del tutto naturale sul mercato del lavoro.
Eppure non è infrequente che l’azienda le viva come un duro colpo. Nella migliore delle ipotesi si ha una perdita di competenze e know-how (ciò che il lavoratore sa fare, ciò che può fare, le informazioni che ha raccolto in azienda). Ma spesso viene vista addirittura come un tradimento, soprattutto se il lavoratore ricopre un ruolo strategico o se va alla concorrenza (quel sapere e quelle informazioni come le userà?).
Ecco perché, al di là di ciò che è fisiologico, un’impresa che ha capacità “attrattiva” e conservativa del proprio know-how e dei dipendenti, è un’azienda virtuosa.
Questa capacità è un indicatore importante di fiducia, di soddisfazione e senso di appartenenza che i lavoratori hanno verso di essa. E di stabilità di competenze e relazioni. Il tutto incide positivamente sulla produttività.
Al contrario, flussi migratori significativi e elevato turn over, oltre a dirci che in quell’azienda non si sta bene, determinano dei veri e propri costi all’impresa stessa: tempo e risorse investite per selezionare e formare i sostituti.
Il dato della retention è calcolato rapportando ingressi e fuoruscite di personale nell’unità di tempo, rispetto ai lavoratori rimasti in quello stesso periodo. È collegato ad altri indicatori importanti come la disponibilità media dei lavoratori a rimanere nella stessa azienda (media delle durate dei contratti di lavoro, al netto di stagionalità o situazioni di instabilità produttiva).
Attuare strategie di retention dà un’indicazione positiva dello status aziendale
Vuol dire che: ✔️ le selezioni in ingresso sono accurate; ✔️ il clima aziendale è positivo; ✔️ c’è inclusione dei dipendenti alle politiche e ai risultati del business; ✔️ si offre formazione e piani di sviluppo di competenze e di carriere; ✔️ lo staff è fedele grazie a messaggi positivi e meccanismi di compensation adeguati e trasparenti; ✔️ l’ambiente di lavoro è confortevole; ✔️ l’azienda “ascolta” anche le esigenze di worklife balance (grazie alla flessibilità) e di responsabilizzazione (attraverso la delega) dei lavoratori.
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✔️ Tempo di permanenza di un lavoratore in una stessa posizione
In qualche modo collegato all’indicatore precedente, anche il tempo medio impiegato da un lavoratore per progredire in un percorso di carriera (una promozione o un piano di crescita) descrive la tendenza (inversamente proporzionale) di alcune categorie di lavoratori a “permanere” in azienda.
Sempre di più i lavoratori che mettono in campo la passione per ciò che fanno, se si trovano bloccati in una posizione o in una routine per periodi troppo lunghi – senza vedere un progresso in responsabilità e remunerazione – possono pensare di cercare nuove opportunità e decidere di cambiare datore di lavoro.
Tanto più cresce, quanto più evidenzia la mancanza di strategie aziendali finalizzate a fidelizzare e stabilizzare il proprio personale attraverso la crescita.
Molte fughe di talenti sono spesso collegate a questo indicatore.
✔️ Assenteismo Lavorativo
I casi della vita sono davvero tanti.
Malattie, ferie, permessi sono eventi da considerarsi “di ordinaria amministrazione” in una relazione lavorativa; e giuridicamente tutelate.
Tuttavia è chiaro che un’assenza può causare disagio ai flussi aziendali: dal lavoro che si ferma improvvisamente, al sovraccarico dei colleghi anche se l’assenza era stata pianificata, … E genera costi.
È per garantire continuità e senza scossoni, tenendo sotto controllo l’imprevisto e i costi, che le funzioni HR usano frequentemente tracciare questo indicatore, il tasso di assenteismo.
Si registrano e si studiano le assenze dei dipendenti, in base alle cause, le frequenze, le giustificazioni. E l’indicatore può aiutare a prevedere periodi di maggior criticità (la rotazione per ferie?), prevenire recidive o comportamenti dubbi, risolvere problemi seri dei propri collaboratori e i problemi operativi all’interno dell’impresa. Per ogni caso è possibile individuare in anticipo le possibili soluzioni (una ridistribuzione dei carichi? una sostituzione temporanea? …).
Non solo!
A seconda del valore medio delle ore lavorate, è possibile anche quantificare l’impatto sui costi aziendali, al fine di tenere sotto controllo costi vs budget.
Infine è utile tener presente che il tasso di assenteismo, al di là del fisiologico, è capace di descrivere di ogni lavoratore la sua “vita utile alla causa aziendale”.
Non si vuole intendere che chi non si ammala sia più meritevole. Ma è di fondamentale importanza considerare che a volte le assenze sono indicatori di problemi ben più seri (che se intercettati in tempo possono arrivare a soluzione prima di degenerare). O piuttosto che è accaduto anche che malattie e permessi fossero usati dai lavoratori in maniera impropria.
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✔️ Incidenti sul lavoro
È obiettivo di qualsiasi azienda AZZERARE il numero degli incidenti sul lavoro, vuoi perché esiste una normativa di riferimento molto stringente, la cui ratio è prima di tutto la tutela della salute dei lavoratori, vuoi anche perché un incidente ha conseguenze inevitabili sugli standard lavorativi, prima di tutto per il pericolo procurato, e poi perché è causa di assenteismo.
Pur esistendo un ruolo specifico deputato alla responsabilità “tecnica” della sicurezza, la funzione HR è comunque coinvolta nella gestione del tema. A partire dall’indagine di eventuali cause che abbiano determinato un aumento degli infortuni in un dato momento, fino alla definizione di regolamenti di comportamento interni che abbiano l’obiettivo di abbattere i fattori di rischio.
✔️ Tempo medio per assunzione
Ancora il fattore tempo. Questa volta però è un tempo in negativo: ovvero di “mancanza” di skills. Si tratta infatti di quel lasso che trascorre tra la fuoruscita di un lavoratore dall’azienda e l’onboarding del suo sostituto. Sul piano delle skills va dalla perdita di QUELLA conoscenza al suo recupero attraverso una nuova assunzione in sostituzione.
Ingegneri, sviluppatori e programmatori: 258 offerte di lavoro dall’energia alla comunicazione – Da “Corriere della Sera”, 28 Giugno 2019 
Il sostegno alle imprese per il reinserimento lavorativo degli infortunati sul lavoro: un’opportunità da cogliere – Punto Sicuro, 28 Giugno 2019
Questo fattore influisce su molti aspetti:
✔️ l’uscita di un collaboratore (soprattutto se non prevista) lascia una scopertura nei compiti e – peggio ancora! – nelle competenze; ✔️ le risorse umane risultano insufficienti nell’esecuzione del lavoro quotidiano (e possono verificarsi dei disservizi nel dipartimento interessato dalla dimissione); ✔️ l’attivazione di un processo di selezione per individuare una nuova risorsa genera costi vivi e di tempo; ✔️ la stessa sostituzione può determinare ritardi lavorativi, almeno fino al momento in cui il nuovo collaboratore non ha preso confidenza col nuovo ambiente (aspetto da non sottovalutare mai).
E d’altro canto subisce anche molti fattori:
- il momento storico e/o stagionale interessato da turn over è pianificabile? Ad es. ci sono dei periodi chiave nei quali SI SA che in QUEL dato ruolo si ha necessità di un maggior numero di risorse con QUELLA data competenza?
- oppure una dimissione del tutto inattesa lascia sguarnito un ruolo molto importante? Ebbene, anche in questi casi la funzione HR e la direzione devono prevedere un piano d’azione: una profilazione preventiva su ruoli strategici, esterni ma anche interni all’impresa, e potenziali, che possano essere rapidamente ingaggiati per una crescita? Una selezione prioritaria? Un’azione mirata in modalità head-hunting? Campagne di recruiting costanti su profili da formare e su posizioni ad elevato turn over? …
- la funzione HR e la Direzione sanno avviare percorsi di selezione adeguati al momento aziendale e al profilo? Il che significa, in breve: attivare il giusto canale di reclutamento rispetto al target di persone a cui si deve arrivare, applicare i giusti tempi all’azione di screening e rispettare gli appuntamenti per i colloqui e i feedback, ridurre i tempi per le decisioni, mettere sul mercato un’offerta bilanciata ed attrattiva*.
* Anche in questo caso il supporto di strumenti analitici può rendere più efficace il monitoraggio del tempo medio di assunzione, riducendo le perdite di tempo, le azioni di recruiting inefficaci e misurando l’attrattività dell’azienda.
GestMax di INASOFT ne è anche in questo caso un valido esempio.
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✔️ Formazione del personale
La formazione dei dipendenti incide direttamente sullo sviluppo e sulla professionalità dell’azienda. Prevedere percorsi professionali per i lavoratori:
- 1) migliora indubbiamente la loro professionalità e la qualità nell’eseguire i propri compiti;
- 2) consente di sviluppare nuove competenze e dunque colmare lacune tecniche, ma anche insegnare ai dipendenti come ci si adatta al cambiamento, mantenendo il livello di competitività anche di fronte a cambiamenti di scenario del mercato;
- 3) valorizza i talenti che, di fronte a nuove sfide possono dimostrare se sono in grado di fare di più o altro rispetto al loro mansionario ordinario;
- 4) li motiva!!!
Quindi la formazione è a pieno titolo un indicatore che permette di ottimizzare la produttività di ogni lavoratore, rilanciando la sua fiducia e fedeltà all’azienda proprio nel mentre che quest’ultima gli comunica di stare investendo su di lui.
In via transitiva l’azienda migliora le sue prestazioni, perché lavora in quantità e qualità, con maggior stabilità di competenze e continuità, grazie alla soddisfazione dei suoi collaboratori. E può abbattere altri indicatori critici come la retention, il tempo di permanenza di un lavoratore in una stessa posizione, l’assenteismo o gli incidenti sul lavoro.
✔️ Tempo medio per il raggiungimento degli obiettivi
Quest’ultimo indicatore, collegato al saper fare dei lavoratori (e dunque anche alla formazione) è fattore chiave della performance aziendale rispetto all’efficacia lavorativa.
Imponendo ai lavoratori degli obiettivi qualitativi (s.m.a.r.t., ricordi? e commisurati al ruolo, ovviamente), quanto più velocemente riusciranno a raggiungerli tanto più il loro operato risulterà efficace (= più qualità in meno tempo). Ed è ragionevole che questo tempo si riduca man mano che i lavoratori acquisiscono capacità ed esperienza nel compito misurato.
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