Time Management ai tempi della quarantena_Urgenza o Priorità?

IMPORTANZA, URGENZA o PRIORITÀ: Quando un OBIETTIVO è SMART?

“In tempi di quarantena, usiamo spesso il termine SMART in riferimento al lavoro.
Lo smart working, ad esempio, è quel “lavoro agile” e intelligente
che molti di noi stanno cercando di organizzare da casa,
– chi volontariamente e chi per necessità -,
tra adempimenti e scadenze di lavoro,
e un’organizzazione ottimale della famiglia.
Perché gli spazi di lavoro e famiglia, con il lavoro agile, da casa,
non hanno soluzione di continuità.

E lo smart working è stato anche oggetto di molti approfondimenti, tra cui anche lo scorso live di Liberi & Professionisti, (Cerca il video 😉)!

Time Management ai tempi della quarantena

🔰 TEMPO e TIME MANAGEMENT

🔰 Tecniche di gestione del tempo

Tra due giorni il prossimo capitolo.

Ma se vuoi saperne di più e subito, eccoti il mio intervento di giovedì 2 Aprile 2020 al live su Facebook di Liberi & Professionisti.

Ebbene. Tra tutte le possibili interpretazioni/definizioni/teorizzazioni,
c’è uno SMART-acronimo (ovvero S-M-A-R-T)
che dovremmo tenere sempre a mente,
prima di fissare un qualsiasi obiettivo.
Perché ci aiuta a stabilire se e quanto investirci.

Guarda il tuo obiettivo.

È Specifico? È tangibile? Sai esattamente cosa, come e perché lo vuoi ottenere?
è Misurabile-calcolabile? Puoi rapportarlo a dei risultati/benefici numerici?
è “Achievable”, ovvero – dall’Inglese – Raggiungibile? Cioè hai le risorse (economiche e personali, competenze&abilità!!!) per inseguirlo? (per me questo è un punto nodale…)
È Realistico e rilevante? Costi/benefici ti da veramente un saldo POSITIVO?
È Temporizzabile? hai una visibilità in tempi certi?

Se il tuo obiettivo NON riesce a rispondere anche a UNA SOLA di queste domande,
rischi forti delusioni.
E d’inseguire una chimera, un eterno incompiuto…

Ok, ho verificato che il mio obiettivo è SMART. Ma per raggiungerlo, da dove inizio?

A volte lo si dà per scontato, o lo si dimentica. Ma conviene precisare che:

🔰 La PRIORITÀ è il rapporto tra Importanza e Urgenza

🔰 L’URGENZA è OGGETTIVA e dipendente solo dal TEMPO
Ciò che è urgente NON più essere rinviato, o avrò delle conseguenze
⇒ ad esempio non pago una bolletta alla scadenza!!!

🔰 L’IMPORTANZA è SOGGETTIVA, e dipende dai tuoi obiettivi, valori, principi
e dal MOMENTO in cui li stabilisci
Quello che è importante per te può NON esserlo per qualcun altro;
e quello che è importante per te OGGI, può NON esserlo DOMANI.

🔰 So riconoscere quando un LAVORO è COMPLESSO o SEMPLICE?
E di conseguenza so proporzionare la giusta energia e il giusto TEMPO
al grado di complessità delle attività?

Ergo:

Avere dimestichezza con le PRIORITÀ
e consapevolezza sui concetti di URGENZA (OGGETTIVA)
e di IMPORTANZA (rispetto alla nostra scala dei valori personali),
è alla base di una efficace gestione del TEMPO.

Come leggo le PRIORITÀ tra le attività? Metodologie

Matrice di Eisenhower o di Covey

Ci aiuta a “mettere ordine” alle attività
separando ciò che è urgente da ciò che è importante
e ancor più dal superfluo,
in un flusso logico che ti aiuterà a organizzare le tue giornate.

Uno schema cartesiano di IMPORTANZA/URGENZA.
Suddivide il campo di azione in 4 Quadranti.

Devo chiedermi, per un’organizzazione efficace e smart:
dove rientra OGNI MIA ATTIVITÀ?

(Q1 è il quadrante delle CRITICITÀ)

Progetti o attività in scadenza o problemi pressanti non delegabili:
sono URGENTI e IMPORTANTI
⇒ non saldo un pagamento?

ALERT: le mie attività URGENTI devono essere POCHISSIME,
perché sono quelle che mi mandano sotto stress e che mi inducono a subire, più che a controllare la situazione.
Rischio di sbagliare e non avrò il tempo di recuperare!

Parola d’ordine: efficienza.

(Q2 è il quadrante della QUALITA’)

Progetti o attività che reputo importanti ma che NON hanno un carattere di urgenza,
cioè se non li faccio subito non subirò conseguenze (né altri lo faranno):
sono progetti a medio-lungo-termine IMPORTANTI per me,
e che generalmente NON posso far fare ad altri.

In queste condizioni, la QUALITÀ (= e cioè il SUCCESSO della mia azione),
è dato da un mio impegno costante, ragionato, pianificato senza stress
⇒ Ad es. un progetto personale? Una nuova strategia che voglio avviare?

Alert: NON POSSO ANTEPORLE alle prime (Q1),
e per fortuna nemmeno viverle con ansia.
Ma neanche trascurarle troppo, o saranno le attività eternamente incompiute.
E magari a un certo punto passano al Q1!

Parola d’ordine: costanza e pianificazione.

(Q3 è il quadrante delle DISTRAZIONI)

Sono progetti o attività URGENTI (o percepite tali…) ma NON IMPORTANTI.

Devono essere compiute IMMEDIATAMENTE o scadono
⇒ Ad es. fare una prenotazione per un’attività non strategica?
Un esempio più… terra terra?
⇒ Domani il corriere deve passare a ritirare un pacco da spedire
come regalo di compleanno a………..
Se non lo faccio NON PREGIUDICO cose importanti,
non è questione di vita o morte.
Oppure potrebbero essere URGENTI SOLO nella mia percezione
⇒ Ad es. arriva una mail, devo rispondere subito?
quindi ingannevolmente percepite come tali.
Ma non sono DETERMINANTI per il mio successo/obiettivo.

Alert: Posso farmi assistere da qualcuno per farle fare,
così da rispettare il timing di URGENZA?

Parola d’ordine: farsi aiutare (delega).

(Q4 è il quadrante dello SPRECO)

Progetti o attività NON URGENTI e NON IMPORTANTI:
e qui c’è lo spreco di tempo!
Possono darmi un momentaneo relax, ma … attenzione …

Alert: non sia la mia “via di fuga” dai problemi,
quelli che ho paura di affrontare o che vado a procrastinare…

Parola d’ordine: eliminare il superfluo!

In conclusione:

analizzare le mie azioni e collocarle in uno dei 4 quadranti
mi aiuta a stabilire le priorità in maniera razionale e:
– a concentrarmi su quelle dei primi due Q
– cercando di abbattere il numero di progetti da svolgere in URGENZA (Q1) o INUTILI (Q4);

per lavorare in QUALITÀ è necessario mettere a calendario con anticipo le azioni
e rispettare le scadenze che mi do;

Difficilmente i LAVORI COMPLESSI sono URGENTI.
E difficilmente i LAVORI FACILI, che richiedono in genere POCO TEMPO,
creano realmente VALORE. Ma a volte sono necessari (come a un certo punto, rispondere a quella mail, …).

Per mettere in ordine il flusso di attività,
ci viene in aiuto l’acronimo TIME!
TIME = Q1⇒Q2⇒Q3⇒Q4
Q1 è T-assativo;
Q2 è I-mportante;
Q3 è M-odulabile (anche con l’aiuto degli altri, delegando);
Q4 è E-liminabile

Metodo del “Devo, Dovrei, Potrei, Voglio”

Posto l’obiettivo (finale) e smart, ti sei mica chiesto se quell’attività
DEVI – DOVRESTI – POTRESTI (MA POTRESTI ANCHE NON…) – SEI TU CHE VUOI
farla?

In pratica, guardando le attività nella giusta prospettiva, riesci a stabilire:

ciò che è INDISPENSABILE per il raggiungimento di un dato obiettivo (DEVI FARLA);
quello che è AUSPICABILE FARE (DOVRESTI) perché è utile a quell’obiettivo;
ciò che seppur utile non è indispensabile ai fini del risultato (POTRESTI FARE, se tempo e risorse te lo permettono, ma POTRESTI ANCHE NO e l’obiettivo lo raggiungeresti lo stesso);
quello che NON è FUNZIONALE al risultato e può essere accantonato (TRASCURABILE)”.

Le giuste % del tuo Impegno?
DEVI – non più del 60% dell’impegno totale;
DOVRESTI – non più del 20% dell’impegno totale;
POTRESTI – almeno il 20% dell’impegno totale;
VUOI MA NON è NECESSARIO – 0% !!!

Ti potrebbe interessare anche:

6 soluzioni per aumentare la produttività sul lavoro – In “Pausa Caffè!”